Dokumento ir parašo galiojimas – ne tas pats
Kalbant apie el. parašu pasirašytus dokumentus, svarbu atskirti du dalykus:
- Dokumento turinys ir jo teisinis galiojimas – priklauso nuo sutartyje nurodyto termino, įstatymų ar kitų teisės aktų. Pavyzdžiui, jei sutartis sudaryta 5 metams, tiek ji ir galioja, nepriklausomai nuo to, ar pasirašyta ranka, ar elektroniniu būdu.
- Elektroninio parašo techninis galiojimas – susijęs su jūsų sertifikatu, kuris paprastai išduodamas ribotam laikui (dažniausiai 2-3 metams). Sertifikatas yra techninis elementas, patvirtinantis jūsų tapatybę pasirašymo metu.
Kai sertifikatas baigia galioti, tai nereiškia, kad dokumentas automatiškai praranda teisinę galią. Svarbiausia, kad parašas buvo galiojantis pasirašymo momentu. Tai įrodo laiko žyma – elektroninis antspaudas, fiksuojantis tikslų pasirašymo laiką. Štai kodėl taip svarbu dokumentą pasirašyti el. parašu per patikimas, sertifikuotas platformas.
Nuo ko priklauso pasirašyto dokumento galiojimas?
Pagrindiniai veiksniai, lemiantys el. parašu pasirašyto dokumento ilgalaikį galiojimą:
- Sertifikato galiojimo laikas – jūsų elektroninio parašo sertifikatas paprastai galioja 2-3 metus. Svarbu, kad dokumento pasirašymo metu sertifikatas būtų galiojantis.
- Laiko žyma – tai kritinis elementas, įrodantis, kad pasirašėte, kai sertifikatas dar galiojo. Net jei sertifikatas vėliau nebegalioja, laiko žyma išlieka kaip įrodymas, kad pasirašymo momentu viskas buvo teisėta.
- eIDAS reglamento laikymasis – dokumentai, pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu pagal ES eIDAS reglamentą, pripažįstami visose ES šalyse.
- Saugus saugojimas – elektroninio dokumento failo vientisumas neturi būti pažeistas. Bet koks dokumento modifikavimas po pasirašymo pažeistų parašo galiojimą.
Svarbiausia – kad parašas būtų galiojantis pasirašymo metu. Net jei sertifikatas vėliau baigia galioti, dokumentas išlieka teisėtas, jei tai galima įrodyti laiko žyma.
Kaip užtikrinti ilgalaikį galiojimą?
Štai keli praktiški patarimai, kaip užtikrinti, kad jūsų el. parašu pasirašyti dokumentai išliktų galiojantys ilgą laiką:
- Naudokite tik patikimas pasirašymo platformas, kurios priklauso sertifikuotiems paslaugų teikėjams. Tokios platformos automatiškai prideda laiko žymas ir užtikrina teisinį dokumento galiojimą.
- Rinkitės ADOC arba ASiC formatus – šie failų formatai specialiai sukurti elektroniniam pasirašymui ir išsaugo visus reikalingus parašo duomenis, įskaitant laiko žymą.
- Visada patikrinkite, ar dokumentas turi galiojančią laiko žymą – tai kritinis elementas ilgalaikiam dokumento galiojimui.
- Saugokite originalų pasirašytą failą nekeisdami jo pavadinimo ar turinio – bet kokie pakeitimai gali pažeisti dokumento vientisumą.
Jei jums reikia užtikrinti ilgalaikį dokumentų saugojimą ir galiojimą, verta pasinaudoti specializuotomis dokumentų archyvavimo paslaugomis, kurios garantuoja, kad jūsų dokumentai išliks teisiškai galiojantys neribotą laiką.
Dokumentas, pasirašytas el. parašu, galioja tiek, kiek galioja jo įrodymo priemonės – sertifikatas ir laiko žyma. Jei parašas buvo galiojantis pasirašymo momentu, dokumentas išlieka teisiškai pripažįstamas net ir praėjus daugeliui metų. Svarbiausia – rinktis patikimą pasirašymo būdą ir formatą, kad būtų užtikrintas dokumento teisėtumas ilgalaikėje perspektyvoje.
Užs. R1187
