Rajono savivaldybės administracija pagal 2007-2013 m. Europos Sąjungos (ES) struktūrinės paramos Žmogiškųjų išteklių plėtros veiksmų programos priemonę “Administracinių gebėjimų stiprinimas ir viešojo administravimo efektyvumo didinimas” įgyvendino projektą “Rokiškio rajono savivaldybės dokumentų valdymo ir finansų valdymo sistemų sukūrimas ir diegimas”. Naujovė ne tik patobulino vidaus administravimą ir veiklos valdymą, bet ir leido pagreitinti sprendimų priėmimą.
Savivaldybėje nebuvo vieningos apskaitos sistemos
Projekto “Rokiškio rajono savivaldybės dokumentų valdymo ir finansų valdymo sistemų sukūrimas ir diegimas” tikslas – prisidėti prie vidaus veiklos tobulinimo mūsų rajono savivaldybėje bei seniūnijose, įdiegiant jose finansų, apskaitos bei dokumentų valdymo sistemas.
Pasak projekto vadovės, savivaldybės Finansų skyriaus vedėjos Redos Dūdienės, anksčiau savivaldybė neturėjo vieningos dokumentų apskaitos sistemos, o darbuotojai, nesugebėdami prisitaikyti prie vartotojų poreikių bei kintančių reikalavimų, teikė nepakankamai kokybiškas paslaugas. Plečiantis savivaldybės funkcijoms, susijusiomis su viešojo administravimo modernizavimu bei elektroninės valdžios idėjos įgyvendinimu, buvęs dokumentų srautų valdymo būdas nesudarė galimybių operatyviai ir skaidriai teikti paslaugas.
Užtikrina nenutrūkstamą
procesą ir kontrolę
Šią problemą sprendžia savivaldybėje ir seniūnijose įdiegtos modernios finansų valdymo ir apskaitos sistemos. Kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema užtikrina nenutrūkstamą dokumentų rengimo, derinimo, vizavimo, pasirašymo, tvirtinimo, paskirstymo ir susipažinimo procesą. Taip pat darbų sekos, informavimo kontrolę, paieškos ir audito operacijas.
Projekto vadovės nuomone, dokumentų valdymo sistemos įdiegimas sudarė sąlygas operatyviai ir skaidriai teikti viešojo administravimo paslaugas gyventojams, juridiniams asmenims, sumažino administravimo sąnaudas ir užtikrino savivaldybės funkcijų, susijusių su viešojo administravimo modernizavimu bei elektroninės valdžios įgyvendinimu, vykdymą. O nauja finansų valdymo ir apskaitos sistema palengvino specialistų darbą bei užtikrino proceso atitikimą viešojo sektoriaus apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartams.
Didins darbo našumą,
gerins paslaugų kokybę
Naujos kompiuterinės sistemos skirtos ne tik savivaldybės, bet ir seniūnijų darbuotojams. Projekto metu inovatyviai tvarkyti dokumentus mokėsi 142 asmenys (107 savivaldybės darbuotojai ir valstybės tarnautojai, 5 tarybos nariai, 30 seniūnijų specialistų), o naudotis nauja finansų valdymo ir apskaitos sistema – 95 specialistai (10 iš jų – seniūnijų).
Tikimasi, jog procesų perkėlimas į elektroninę erdvę padidins savivaldybės darbuotojų darbo našumą, sumažins problemų sprendimo trukmę, veiklos sąnaudas, nubrėš aiškią atskaitomybės sistemą. Visos šios priemonės pagerins gyventojams teikiamų paslaugų kokybę. Be to, įdiegus naujoves, nebeliks daug popierinių dokumentų, kuriems saugoti reikėjo įsigyti specialią įrangą.
Projektui įgyvendinti, numatytoms veikloms įvykdyti ir laukiamiems rezultatams pasiekti reikėjo per 2,8 mln. Lt. Dauguma lėšų gauta iš ES fondų, 0,4 mln. Lt pridėjo rajono savivaldybė.
Projektas pradėtas 2010 m., o baigtas įgyvendinti pernai rugsėjį.
Dalia JANULIENĖ
Rokiškio kaimiškosios seniūnijos seniūnė
Paspartėjo darbas, supaprastėjo dokumentų registracija, apskaita, paprasčiau derinti klausimus tarp įvairių savivaldybės skyrių. Pagaliau nebereikia su popieriais bėgioti po savivaldybės kabinetus, rinkti parašus. Tai buvo ypač aktualu kaimiškosioms seniūnijoms, kurios įsikūrusios ne savivaldybės pastate. Dalyvavau mokymuose, susipažinau su sistemos galimybėmis. Manau, ji pagerins mūsų darbą.
Gintautas REKERTA
Buvęs rajono savivaldybės administracijos
direktorius, projekto idėjos autorius
Technologijos leidžia taupyti žmogiškuosius resursus ir atlieka rutininį darbą. Kai kompiuteris skaičiuoja, specialistui galima pasiūlyti kitokias užduotis. Pradėjus įgyvendinti projektą vyko savivaldybės administracijos reforma: buvo įkurtas Centralizuotos buhalterinės apskaitos skyrius. Projekte į vieningą sistemą sujungtos savivaldybės skyriai ir seniūnijos. Ateityje galbūt pavyks prijungti ir visas rajono biudžetines įstaigas.
Aušra KAULAKYTĖ
Savivaldybės Kanceliarijos skyriaus
sekretorė-referentė
Dokumentų valdymo sistema yra tobula. Ji leidžia sklandžiai tvarkyti dokumentus. Per keletą minučių galiu juos nuskanuoti ir nusiųsti savivaldybės specialistams. Kompiuterio programa parodo, kada specialistas dokumentą peržiūrėjo, ar spėjo per numatytą laiką atsakyti. Metų pabaigoje dauguma dokumentų archyvuojami elektroninėje erdvėje. Taip taupomos savivaldybės lėšos ir popierius.
Užs. 1678
